Як ви повідомляєте погані новини?

Оголошення поганих новин, якими б вони не були, є небезпечною вправою для менеджера, який може бути дуже незручним, особливо коли йому доводиться повідомляти елементи, на які він не повністю підписаний.

Управління та погані новини

Управлінське спілкування - це мистецтво, яким важливо оволодіти, коли справа доходить до управління командою. Хоча у мирні часи відносно легко спілкуватися та повідомляти хороші новини, заняття можуть швидко перетворитися на кошмар, коли мова йде про погані новини.

Іноді, застрягши між роком і невдахою, його керівництво та його співробітники, менеджер повинен відстоювати інтереси компанії, а також інтереси своєї команди. Він може відчувати сильне почуття тривоги зі своїми працівниками, якщо йому доведеться оголосити новину, яку він не підтримує повністю, навіть якщо він розуміє основні причини (скорочення бюджету, звільнення тощо).

Спілкування є невід’ємною частиною управлінської пози. Насправді, обов’язок менеджера - взяти на себе свої обов’язки та конструктивно спілкуватися зі своєю командою, як у добрі, так і в погані часи. Вони можуть мати різні форми і різний ступінь тяжкості:

  • скорочення бюджету
  • погані результати
  • непідтвердження проекту
  • непродовження договору
  • штрафні санкції за прострочення бюджету проекту
  • відмова від підвищення, підвищення в посаді, переведення, оплачувана відпустка тощо.
  • Увага
  • звільнення

Залежно від контексту, особистості (осіб), що висвітлюються, самої суті новини та її ступеня важливості, менеджер забезпечить ефективне спілкування, маючи на увазі, що він розмовляє з людиною.

Тому знадобиться слухання, доброзичливість, здоровий глузд та співпереживання!

Як ви повідомляєте погані новини?

Немає дивовижного рецепта для такого оголошення та очікування від відповідних працівників реагувати так, ніби нічого не сталося. Залежно від контексту та ступеня важливості новини та того, чи стосується вона окремої людини чи всієї команди, менеджеру доведеться адаптувати своє втручання.

Однак ми можемо визначити загальні рамки для підготовки та оповіщення поганих новин.

Підготуйте своє повідомлення та втручання

Перше, що потрібно зробити, перш ніж повідомляти погані новини одному або кільком працівникам, - це зрозуміти всі тонкощі:

  • В якому контексті було прийнято рішення щодо цієї новини?
  • Чому? У чому причина такого рішення? Які були ставки?
  • Хто вирішив? З ким консультувалися?
  • Це єдино можливе рішення? Які були інші можливості?

Дуже важливо, щоб менеджер витратив час, щоб повністю зрозуміти новину, якщо вона не надходить безпосередньо від нього, щоб мати можливість передати інформацію у відповідний та передбачуваний спосіб та відповісти на будь -які запитання свого співрозмовника. .

Крім того, менеджеру також важливо структурувати спосіб, яким він повідомляє новину перед зустріччю, і підготуватися до різних можливих реакцій.

Йому доречно подумати про найкращий кут підходу, знайти правильні слова для скликання, наближення, виступу, пояснення і не заподіяння шкоди співробітникам. Він зможе подумати над словами вітання до вживання. Слова, які сповіщатимуть співробітників з самого початку інтерв’ю про зміст зустрічі. Мета - якомога менше підготувати їх до оголошення.

Менеджер може використовувати свої здібності до співпереживання та емоційного інтелекту. Намагаючись поставити себе на місце свого співробітника - функціонування якого він знає, йому буде легше знайти потрібні слова.

Виберіть правильний час і правильне місце

Щоб зменшити вплив поганих новин, також важливо правильно вибрати місце - нейтральне та з цікавості - і коли його розкривати. Тут знову, залежно від контексту, змісту та кількості залучених людей, менеджер вибере найбільш підходяще рішення.

Однак доречно не чекати. Після прийняття рішення важливо його швидко передати. Чим довше менеджер витрачає на звістку про погану новину, тим важче йому буде це зробити. Крім того, працівник не повинен чути про це будь -якими іншими засобами.

Будьте прямими, будучи дипломатичним

Спосіб оприлюднення поганих новин менеджером залежить від реакції його співробітників. Спілкування - вербальне та невербальне - набуває тут усього свого значення, оскільки найменший жест обличчя або мікровираз, що суперечить сформульованим словам, можуть призвести до непорозуміння, неправильного тлумачення повідомлення. Метою є усунення будь -якої неясності чи сумніву щодо змісту переданого повідомлення.

Менеджер повинен бути прямим, чітким, точним, залишаючись дипломатичним і стурбованим своїм співрозмовником. Він повинен бути справжнім і щирим, не перестаратися і не виглядати лицеміром. Погані новини важко переварити. Немає необхідності додавати більше слів чи поведінки, які звучать хибно. Не потрібно говорити про дощ чи гарну погоду або відхилятися на іншу тему, окрім новин.

Встановіть баланс між холодною, безвиразною / непорушною поставою при передачі поганих новин і надмірно жалісливою поставою.

Пояснити

Повідомляйте новини, уникаючи биття навколо куща, а навпаки, точно пояснюючи і дотримуючись фактів, чому це рішення, а також процес, який до нього призвів. Забезпечте чіткі та точні елементи.

Важливо, щоб заінтересований працівник був впевнений, що це рішення було прийнято не легковажно або за примхою його керівника, а справедливо, відповідно до протоколу, чітко визначеного в положеннях компанії.

Таким чином, менеджер може пояснити своєму співробітнику причини цієї новини, процес пішов, люди консультувалися / брали участь у прийнятті рішень.

Менеджер може висловити своєму співробітнику свій дискомфорт щодо зазначеного рішення, якщо воно не виходить повністю від нього і що він не повністю дотримується процесу, але зберігатиме свою критику щодо протоколу або способу виконання за його ієрархію. Мета - не дискредитувати нікого щодо інших співробітників - існуючий процес, керівництво компанії чи працівника, про якого йдеться - і взяти на себе їхні обов’язки як менеджера.

Будьте обережні, щоб не вступати в дискусію щодо суті або характеру рішення. Останній був похований, і немає жодного питання повертатися назад.

Щоб взяти на себе свої обов’язки

Це наступний момент: наберіться сміливості обома руками і прийміть рішення, незалежно від того, виходить воно повністю від вас самих чи ні. Менеджер, якщо це можливо, вважатиме за краще поділитися поганими новинами особисто. Він не буде надсилати його електронною поштою або делегувати це делікатне завдання третій стороні.

Так само не ховайтесь за третьою особою, звинувачуйте інших у прийнятому рішенні. Посада керівника передбачає знання того, як брати на себе відповідальність за те, що відбувається в його команді, і приймати правильні рішення, незалежно від того, чи є вони синонімами хороших чи поганих новин для команди.

Вітаючі реакції / емоції

Після того, як будуть оголошені погані новини, є велика ймовірність, що співробітники так чи інакше відреагують з більшою чи меншою рішучістю. Звичайно, менеджеру важливо дозволити своєму співрозмовнику почути та реагувати у розумних межах.

Менеджеру доведеться активувати свої м'які навички, зокрема:

  • емоційний інтелект: прийняття реакції на погані новини. Цілком нормально реагувати на погані новини, яких ви не очікували.
  • емпатія: ставлячи себе на місце свого співрозмовника (-ів), дозволяє менеджеру краще зрозуміти реакції своїх співробітників і краще їх прийняти.
  • активне слухання: повністю вислуховуючи реакції - вербальну та невербальну мову - і відповідаючи на поставлені запитання. Співробітники, на яких вплинула погана новина, повинні / повинні бути почуті та враховані. Крім того, збирання зворотного зв'язку щодо його способу роботи також може бути конструктивним для менеджера.
  • доброзичливість: залиште час для співробітників, щоб інтегрувати новини.

Рухатися вперед

Поясніть, що буде результатом прийнятого рішення:

  • етапи після оголошення поганої новини - зокрема, в контексті звільнення чи реструктуризації …
  • впровадження нових директив або оголошених альтернатив: зміна програмного забезпечення, зміна процедур тощо.
  • варіанти, доступні для відповідного (их) працівника (-ів) - зокрема під час викупу, реструктуризації, переміщення / переміщення тощо.
  • зміни всередині команди: функціонування, розподіл завдань, реструктуризація, підбір нового співробітника, пошук нових постачальників, пошук менш дорогих альтернативних рішень тощо.

Залишайтеся конструктивними

Які б новини не оголошувалися, команді доведеться продовжувати рухатися вперед. Тому важливо, щоб менеджер вже створив новини після поганих новин та представив дії / зміни після поганих новин.

Дійсно, незалежно від того, чи йдеться про одного працівника чи цілу команду, важливо залишатися на курсі та підтримувати в кращому випадку моральний дух та ефективність військ та згуртованість.

Цей файл згадується в: Управлінське спілкування - знання, як надіслати повідомлення вашій команді

wave wave wave wave wave