Затримки на роботі чи на засіданнях є звичайним явищем, однак відповідальність керівника вживати заходів, щоб ця шкідлива звичка не переросла і не підірвала ефективність усієї команди.
Пізній працівник, коли реагувати?
Втрачені ключі, затори, проблеми в громадському транспорті, погана погода, тривала телефонна розмова, терміновість розібратися … Ми всі спізнилися одного дня на офіс чи на якусь зустріч, незважаючи на нашу добру волю.
Зіткнувшись зі співробітником, який запізнюється один або два рази, для керівника важливо проявити розуміння і мінімум людяності в ці моменти.
Однак, якщо запізнення стає звичним, пора вживати заходів. Оскільки той, хто запізнився, може мати певні негативні наслідки для команди чи навіть для всієї компанії:
- дезорганізація,
- зниження ефективності та продуктивності,
- погіршення робочого середовища,
- напруженість, конфлікти всередині команди, служби,
- тощо.
Як реагувати?
Коли затримки стають регулярними, навіть щоденними, менеджер повинен втрутитися, перш ніж ситуація повністю вирветься з нього і ситуація загостриться.
-
Майте чітку політику щодо затримок
Перший крок - мати чітку та усталену промову та політику щодо затримок. Якщо ніде нічого не передбачено, працівники можуть дозволити собі - іноді із задоволенням - приїхати, коли захочуть. Або принаймні не дуже турбуватися про пунктуальність взагалі.
Перш за все, уникнення несвоєчасних затримок передбачає приклад. Менеджер, який хоче вчасно побачити своїх працівників на роботі чи на нараді, зробить для себе честю бути пунктуальним.
Крім того, компанія повинна мати чітке спілкування на цю тему:
- відображення загального робочого часу,
- точно передбачити у трудовому договорі працівників дні та час початку та закінчення дня,
- вказувати штрафи у разі невиконання - невиправданих - цих строків,
- вказати процедуру, яку слід дотримуватись у разі затримки,
- пояснювати контроль робочого часу компанією, якщо є.
-
Повідомте свого працівника, що ви помітили їх затримки
Важливо, щоб керівник дав зрозуміти своїм працівникам, що його не обманюють і він помічає їх затримки. В іншому випадку вони могли б подумати, що їх затримки залишаються непоміченими або прийняті.
Для цього необов’язково вказувати працівникові на свою затримку, як тільки він пройде через двері. Краще бути більш конструктивним.
Наприклад, вітати всіх своїх співробітників вранці - це звичка, яка дозволяє менеджеру об’їздити свої війська - і таким чином дізнатися про будь -які пропуски чи затримки - і співробітники повинні бути цілком усвідомленими того, що їх керівник знає про їх відсутність. Затримки.
Ще одна порада - проходити біля столу пізнього працівника, коли вони прибувають. Таким чином, він несвідомо усвідомлює, що його керівник помітив його затримку, і після цього буде більш уважним.
Під час зустрічі простого факту переривання його втручання до тих пір, поки не затримається, достатньо, щоб показати останньому, що його поведінка непридатна.
Зазвичай, просто повідомивши працівника - чітко або більш тонко - про те, що ви помітили затримку, змушує їх приділяти більше уваги в майбутньому.
-
Перелічити та проаналізувати затримки
Усі затримки не мають ні однакових причин, ні однакової природи, ні однакових наслідків. Співробітник, який завжди приїжджає на 5 або 10 хвилин пізно вранці, але покидає свій офіс так само пізно - або навіть значно більше - не залежить від стану, поки він не перебуває на посаді, що вимагає бездоганної пунктуальності (обслуговування клієнтів, приймальня , магазин тощо).
Співробітник на "самотній" посаді може дозволити собі час від часу приїжджати із запізненням, якщо він належним чином виконує свою роботу і регулярно залишає офіс пізніше, ніж очікувалося. Це не впливає на роботу інших. І навпаки, працівник, який запізнюється на зустріч або має місії у тісній співпраці з різними колегами, не може дозволити собі регулярно запізнюватися. Колективна робота була б дуже порушена.
Тому важливо зробити необхідний крок назад та об’єктивно проаналізувати зазначені затримки, щоб діяти належним чином. Слід враховувати не стільки затримку саме по собі, скільки скоріше наслідки останнього на колективну роботу, колектив, атмосферу тощо.
Після того, як було вирішено, що затримка дійсно є проблемою, керівнику рекомендується вести журнал про різні затримки. Останнє стане конкретним і незаперечним елементом у разі скликання затриманого працівника. Крім того, у разі повторних затримок, які завдають шкоди компанії, цей реєстр підтримуватиме рішення про накладення штрафних санкцій.
-
Організуйте співбесіду з рецидивістом
Наступний крок для менеджера, після того, як затримки його співробітника будуть зафіксовані у письмовій формі, - це викликати затриманого віч -на -віч, щоб мати з ним пояснення та змінити його поведінку. Бесіда, звичайно, проходить далеко від очей та вух інших співробітників.
Залежно від затримок, що спостерігаються та їх наслідків, співбесіда може бути більш -менш офіційною. Мета полягає не в тому, щоб судити особу, а в її поведінці і діяти або конструктивно, щоб змусити її прийняти більш відповідну поведінку, або застосувати санкції, передбачені регламентом, якщо це необхідно.
Краще, наскільки це можливо, і завжди залежно від тяжкості наслідків, намагатися зрозуміти причину затримки. Працівник може миттєво пережити важкі моменти свого особистого життя, які спричиняють ці затримки. У цьому випадку ідея полягає в тому, щоб допомогти йому вжити заходів щодо усунення цих затримок. Залежно від контексту та причин, ці дії можуть бути декількома (перегляд робочого часу, встановлення робочих днів, коректування графіка роботи працівника тощо).
-
Складіть план дій
Останнім кроком є:
- спланувати разом із запізнілим відповідні дії, щоб виправити таку поведінку та запобігти її повторенню. Контролюйте та вітайте зусилля, переглядайте реалізовані дії або санкціонуйте, якщо затримки зберігаються.
- застосувати відповідні санкції: попередження тощо.
Цей файл згадується у: Бути хорошим менеджером: практики та інструменти - Переформулювати підлеглого - Керувати складними особистостями
