Все більше компаній відчувають віддалену роботу для певних співробітників - іноді для всіх своїх співробітників. Відмова від моделі традиційного робочого середовища неминуче викликає зміну методів управління, методів і звичних процесів.
Керування віртуальною командою вимагає цілого ряду інструментів та певних управлінських практик.
Швидка навігація
- Що таке віртуальна команда?
- 4 виміри віртуальної команди
- Ключі до управління такими командами
- Практичні поради щодо управління географічно розпорошеними працівниками
Що таке «віртуальна» команда?
Перш за все цікаво згадати, що таке команда, віртуальна вона чи ні. Команда - це група людей, які працюють разом в одному напрямку. Вона існує лише завдяки своїм місіям, проектам, спільним цілям. Кожен ідентифікує себе як частину однієї сутності. Усі діють в інтересах групи під керівництвом менеджера.
Команда називається "віртуальною", коли її члени не всі працюють фізично в одному місці і в один і той же час. Тому справа спільної роботи, але окремо. Разом у тому сенсі, що вся команда рухається в одному напрямку, до однієї мети. Окремо, оскільки не всі співробітники мають один офіс, одне середовище, однаковий робочий час тощо. і насправді зустрічаються не дуже рідко.
Існує кілька типів так званих «віртуальних» команд. Він може діяти командами, усі члени яких перебувають в одному географічному районі, але працюватимуть - регулярно або на повний робочий день - з місця, яке не є компанією. Деякі працюють вдома, інші - прихильники коворкінгових центрів, треті подорожують по планеті в рамках своїх місій і спілкуються зі свого поточного робочого місця. Іноді команда не має постійного та постійного місця зустрічі.
З появою нових технологій, особливо у сфері комунікації, працівники віртуальних команд навчаються працювати разом, залишаючись самостійними, для досягнення спільної мети. Час, простір та організація переглядаються. Зв’язки між різними працівниками однієї команди зміцнюються завдяки новим способам спілкування.
Створення та управління віртуальною командою має, звичайно, переваги, але також і певні межі.
Переваги
- Гнучкість для членів команди - кращий баланс між особистим та професійним життям, організацією робочого часу, організацією завдань тощо.
- Зниження витрат для організації - інфраструктура, нерухомість, обладнання, оборотність тощо.
- Краща продуктивність - менше простоїв, краще спілкування …
- Підвищене задоволення від співробітників …
Межі
- Членство в групі та ідентичність важко реалізувати,
- Згуртованість групи інколи важко створити, хитру установку довіри,
- Труднощі в набрати потрібні профілі , створити правильну команду,
- Технічні відмінності залежно від місцезнаходження працівників, труднощів із обслуговуванням ІТ, додаткових витрат на послуги, створені відповідно до географічних районів тощо.
- Культурні бар'єри, якщо такі є,
- тощо.
4 виміри віртуальної команди
Джессіка Ліпнак та Джеффрі Стемпс встановили 4 виміри, які характеризують віртуальну команду:
- Мета команди : місії для досягнення мети та досягнення результатів. Це перетворюється на зобов’язання кожного члена команди через щоденні завдання та місії досягненню спільної мети. Останнє чітко визначене, спільне та прийняте всіма. Це призводить до конкретних ролей, обов’язків та місій для кожного члена команди. Таким чином, цілі як індивідуальні, так і взаємозалежні.
- Фізичні особи : керівник / менеджер, співробітники, 2 виміри - внутрішній і зовнішній. Віртуальна команда - це не просто набір технологій, кожна з яких більш розвинена, ніж інша. Члени такої команди повинні мати можливість працювати на двох рівнях: внутрішньому (самостійно та з іншими членами команди), а також зовнішнім (з партнерами поза командою - постачальниками, клієнтами, різними постачальниками тощо).
- Посилання : взаємодії, міжособистісні стосунки за допомогою засобів спілкування. Члени команди пов'язані між собою різними інструментами (електронними листами, миттєвими повідомленнями, відеоконференціями тощо), щоб мати можливість взаємодіяти один з одним. Ці інструменти дозволяють стерти відстань, полегшують роботу та прийняття рішень. Таким чином, члени віртуальної команди будують міцні міжособистісні стосунки та створюють атмосферу взаємної довіри. Основні елементи ефективності та продуктивності.
- Про часовість : порядок денний / календар, проекти, життєвий цикл команди. Менеджер віртуальної команди не зможе зібрати всіх її учасників одночасно в тому ж місці, як це було б із класичною командою. Йому доведеться розібратися у порядку денному кожного та обмеженні у часі. Кожен учасник, зі свого боку, повинен буде докласти необхідних зусиль, щоб максимально адаптуватися. Ідеальним є визначення цього, як тільки команда буде сформована, щоб вона могла блукати, перш ніж знайти швидкість своєї роботи.
Ключі до управління віртуальною командою
Ви не керуєте віртуальною командою так само, як керуєте "класичною" командою. Слід дотримуватися кількох правил.
Ефективно спілкуйтесь
Спілкування - основа будь -яких відносин. Очолюючи групу співробітників, розпорошену в різних місцях, важливо створити кілька засобів комунікації з певними цілями:
- обмінюватися інформацією офіційні всі інші члени команди або лише деякі,
- спілкуватися неофіційно з колегами, як ми б біля кавомашини або за рогом коридору - наприклад, через Slack,
- обмін на зустрічі ,
- передавати важливий елемент на всю команду,
- рухатися вперед над проектом ,
- повідомте терміновий пункт безпосередньо до потрібної особи,
- тощо.
Таким чином, важливо з самого початку чітко визначити використання кожного із засобів комунікації, які є доступними. Це дозволяє уникнути будь -якого подальшого непорозуміння або втрати часу в організації. Крім того, це сприяє певному почуттю належності до групи. Кожен учасник команди знає, який інструмент використовувати, коли і з якою метою.
Важливо також, щоб усі члени команди мали швидкий та інтуїтивний доступ до всіх каналів спілкування. Кожному працівнику має бути запропоновано адекватне навчання, незалежно від того, проводиться це на місці або за допомогою відеодзвінка, або будь -яким іншим способом, що дозволяє учаснику повністю та негайно стати власником відповідного інструменту.
Увага : важливо забезпечити безпеку засобів зв'язку, зокрема, коли йдеться про обмін конфіденційними даними.
Керуйте проектами
Зокрема, формується команда для реалізації проектів.
Для цього важливо, щоб інвестувати в інструменти спільної роботи , присвячений, зокрема, управлінню проектами, що дає можливість дотримуватись термінів, обмінюватися інформацією, надсилати сповіщення та сповіщення, стежити за успіхами кожного, видавати щотижневий чи щомісячний контрольний огляд із переліком усього, що потрібно зробити, ким і коли.
Використання таких інструментів не тільки покращує продуктивність праці, але й сприяє спілкуванню та обміну між різними членами команди. Останні можуть у будь -який час стежити за прогресом своїх колег, збирати необхідну інформацію, звітувати про власний прогрес тощо.
Спектр інструментів управління проектами широкий. Кожен вибере формулу, яка найкраще відповідає його сфері діяльності, організації та потребам їхньої команди.
Мобілізуйте та мотивуйте війська
Щоб залучити та мотивувати своїх співробітників, розпорошених у різних географічних місцях, менеджер повинен забезпечують максимальну гнучкість, автономність та свободу дій. Такі групи особливо ефективні у звільнених організаціях, що характеризуються способом роботи, що пропонує значну частину самоуправління та підзвітності своїм працівникам.
Це не означає, що він повинен задовольнятися тим, що слідкує за проектами та його співробітниками здалеку, не спілкуючись з ними регулярно. Таким чином, для нього важливо стимулювати групову динаміку та підтримувати певне наслідування, серед іншого:
- поділіться своїм баченням, надайте сенс,
- згадати спільні цілі,
- побудувати міцну корпоративну / командну культуру,
- визнавати та цінувати надану роботу,
- розширення різних каналів зв'язку …
Практичні поради щодо щоденного управління віртуальною командою
Щоб максимізувати продуктивність та успіх команди географічно розпорошених працівників, менеджер повинен використовувати правильні інструменти та використовувати правильні методи управління, маючи певну кількість специфічних можливостей. Ось кілька інструментів для спільної роботи до ключових практик, ось кілька ідей щодо управління віртуальною командою.
Набирайте потрібних людей
Створіть правильну команду . Те, що буде складатися з співробітників, здатних ефективно працювати віддалено. Досить автономні, мотивовані, винахідливі, з хорошою здатністю спілкуватися письмово та усно, знаючи, як ефективно розпоряджатися своїм часом. І особливо в кого мати повну довіру. Ідея не в тому, що менеджер витрачає свій час на вимогу відповідальності, щоб переконатися, що робота виконана.
При прийнятті на роботу цих співробітників менеджер повинен, зокрема, забезпечити їх здатність працювати у віртуальній команді: спокійно із прийнятими та встановленими засобами спілкування, винахідливим перед будь -якими труднощами чи проблемами, які потрібно вирішити, але здатним попросити допомога при необхідності.
Створіть з кожним працівником довірчі відносини
Довіра - основа будь -яких відносин. Це має сенс, коли менеджер та його співробітники бачаться лише зрідка.
Для менеджера важливо створити та підтримувати спеціальний зв'язок з кожним членом віртуальної команди:
- спілкуватися індивідуально і регулярно з усіма,
- регулярно зв'язуватися з кожним працівником, щоб підвести підсумки поточних проектів та завдань, а також провести більш неформальний обмін,
- пропонувати регулярні відеодзвінки для гуманізації відносин,
- дайте і попросіть зворотного зв'язку,
- тощо.
Створіть статут віртуальної команди
Створіть документ, який чітко визначає команду та її правила роботи:
- призначення групи,
- визначення віртуальної команди ,
- презентація учасників : особа, ролі, відповідальність, контактні дані, місце проживання тощо.
- правила експлуатації : організація роботи, процес спілкування, обмін інформацією та процес управління проектами, планування офіційних та неофіційних зустрічей тощо.
- визначення цілей : доступні засоби, очікувані результати, використані показники тощо.
Цей документ також може служити підтримкою для будь -якого новачка в команді.
Визначте стандартизовані та гнучкі робочі процеси
Інструменти, організація роботи, процес, зв'язок, обладнання, а іноді й меблі та робоче середовище - це елементи, які можуть бути нав'язані працівникам. З одного боку, для полегшення роботи та обміну. З іншого боку, виховувати почуття приналежності до однієї групи.
Стандартизація, залишаючи при цьому достатню автономію та свободу для співробітників, є запорукою довіри та послідовності. На всіх поширюються однакові правила.
Така послідовність керівника щодо всіх членів його команди дозволяє підвищити ефективність і уникнути непорозумінь та інших демотивуючих факторів.
Визначте терміни підключення
Переконайтеся, що серед робочого часу співробітників певні часові проміжки збігаються, зокрема, коли члени команди працюють з місць з різними часовими поясами. Менеджер може використовувати ці моменти для організації обміну між усіма членами групи та / або для спілкування з усією командою.
Рекомендується, щоб більшість працівників працюють одночасно протягом 3-4 годин на день принаймні. Навіть якщо особливий обмін не потрібен, цей принцип дозволяє визначити певне членство в одній групі. Співробітники відчувають себе менш ізольованими і можуть взаємодіяти, якщо це необхідно.
Крім того, це дозволяє швидше та ефективніше вирішувати проблеми, якщо це необхідно.
Формуйте ідентичність команди
Організовуйте регулярні заходи з формування команди, де всі члени віртуальної команди будуть фізично присутні. Якщо це неможливо з якихось причин, організуйте виклики або абсолютно неформальні відеодзвінки, під час яких члени команди можуть краще пізнати один одного. Можливо, буде цікаво планувати регулярні обміни поза роботою.
- Створіть однаковий робочий простір для всіх (обладнання, програмне забезпечення, програми тощо),
- Максимально залучайте співробітників до визначення різних протоколів
Створіть віртуальну кавоварку
В офісі є багато можливостей обговорити та краще пізнати своїх колег, налагодити міцні робочі стосунки: привітання, перерви, кавоварка, зустрічі, дні народження тощо. Коли команда географічно розсіяна, важливо створити можливості робити те саме, незважаючи на відстань.
Миттєві повідомлення, доступні в будь-який час і всім членам команди, можуть дозволяти як непрофесійний, так і професійний обмін, зберігаючи той самий «легкий» тон, який ми б використовували, якби ми були в одному офісі. Співробітники зможуть, наприклад, святкувати дні народження або будь -яку іншу важливу дату, що стосується їх колег, поділитися своїми планами на вихідні або навіть поділитися своїм досвідом / відкриттями / захопленнями.
Заохочуйте особисті контакти та міжособистісні обміни між членами команди.
Визнати та винагородити за виконану роботу
Щоб зберегти мотивацію та відданість справі, винагороджуйте за хорошу роботу. Можливо, буде доцільно поставити виклики, які, у разі виграшу, призведуть до винагороди: виконання певної кількості проектів, досягнення визначеного обороту, підтвердження нових навичок, набуття нових знань тощо. Ці винагороди можуть бути різних типів: бонуси, нові обов’язки, запрошення на певну подію, подарунки тощо.
Такий підхід не тільки дозволяє підтримувати мотивацію на високому рівні, але також дозволяє кожному співробітнику відчути себе частиною справжнього колективу.
- Встановіть цілі SMART,
- Підвищувати роль кожного в групі,
- Святкуйте успіхи,
- тощо.
Посилання на цей файл подається у: Бути хорошим менеджером: практики та інструменти - Як керувати командою?
