Важливо, чи то керівнику, чи членам його команди, мати чітке бачення цілей та завдань різних доручених місій, підтримувати спокійний робочий клімат та сприяти персональній ефективності кожної з них, але також до колективної ефективності.
Для цього існує інструмент грізної ефективності для тих, хто вміє ним користуватися: зворотний зв'язок.
З чого складається зворотний зв'язок?
Цей англіцизм, який можна перекласти як «зворотний зв'язок», позначає подальші дії, регулярний пункт між керівником та його співробітниками щодо докладених зусиль або поведінки, яку слід змінити. Це також може бути підхід між співробітниками між собою або навіть між різними керівниками компанії. Метою такого підходу є постійне вдосконалення.
Цей інструмент є частиною глобальний комунікаційний підхід і можуть приймати різні аспекти.
Більш того, щоб бути ефективним і конструктивним, він повинен ґрунтуються на точних, фактичних та спостережуваних елементах . Будь -яке судження щодо окремої особи має бути заборонене під покаранням звести нанівець весь процес і мати руйнівний вплив на атмосферу і повністю контрпродуктивно.
Мета полягає в тому, щоб заохочувати людину продовжувати імпульс, підвищувати свою продуктивність або навіть коригувати певні дії / поведінку .
Слід взяти інтерв’ю зі зворотним зв’язком відкритий діалог щодо поведінки та / або дії, про яку йдеться. Це аж ніяк не монолог з боку того, хто його виголошує.
Різні види зворотного зв'язку
Ми розрізняємо різні ефекти зворотного зв'язку, залежно від дії та / або поведінки, на яку вони посилаються, та бажаної мети. У всіх випадках, зворотний зв'язок повинен надаватися з повагою до особи, якій він адресований.
Негативний відгук
Делікатний, проте в основному використовується менеджерами, які відмовляються від позитиву з різних причин (концепція управління, скромність, незграбність тощо), цей тип зворотного зв’язку, поданий конструктивно, спрямований на вдосконалення та прогресування. Мета полягає в тому, щоб кожен усвідомив свої помилки і слабкості і навчився на них. Якщо помилка людська, важливо знати, як навчитися з її шансів.
Див. Також "Як поводитися з критикою".
Позитивний відгук
Часто не помічається - неправильно, але простіше передати, ніж негативний відгук, цей позитивний відгук про вчинену дію чи поведінку є потужним мотивуючим фактором. Дійсно, це викликає позитивну динаміку для працівника. Він зміцнює впевненість у собі, стимулює творчі здібності та зміцнює згуртованість команди. Доброчесне коло, яке швидко поширюється на всю компанію.
Приклади позитивних відгуків: привітання, визнання певного вміння,
Корекційний відгук
Використовується для коригування робочої осі або поведінки працівника, коли останній йде в неправильному напрямку, він прагне бути краще сприйнятим, більш конструктивним, ніж просто негативний відгук. Його мета - спричинити зміну підходу працівника в конкретному контексті .
Воно набуває форми конструктивної критики: покращення того чи іншого конкретного моменту, «експертні» поради, інструктаж тощо.
Зверніть увагу: перед відправкою зворотного зв'язку важливо зробити крок назад - якщо ситуація не є серйозною і не загрожує нікому.
Інтерес до процесу зворотного зв'язку
Переваги впровадження такого підходу у вашому відділі / компанії численні:
- Підтримуйте довірчі відносини з членами своєї команди через природне та відкрите спілкування.
- Переконайтесь, що всі зрозуміли свою місію і йде в правильному напрямку.
- Надайте більше сенсу місії кожної людини : усвідомлюючи тонкощі та важливість своєї місії, співробітники стають більш відповідальними, більш залученими, більш автономними. Таким чином, посилюється колективний інтелект.
- Визнайте працю, вміння та талант члени його команди: регулярно підкреслюючи якості та успіхи.
- Урожай і запропонувати працівнику можливість виправити ситуацію у поточному файлі, виправити помилку, яка залишилася непоміченою тощо.
- Дозвольте співробітнику прогресувати , покращити свій підхід до проекту, певної місії тощо.
- Усуньте будь -які перешкоди / труднощі від перших симптомів: спілкуйтеся, не чекаючи, поки він виродиться з будь -якої сторони. Дійсно, дискомфорт, врахований недостатньо рано, не тільки породжує образу, гнів чи гіркоту серед дійових осіб, але також може мати катастрофічні наслідки для команди, навіть для компанії … Тому важливо якомога швидше спілкуватися..
- Для менеджера це можливість оцінити його стиль управління , вносити будь -які виправлення та вдосконалювати практику свого мистецтва, щоб краще пізнати себе …
Налаштуйте процес зворотного зв'язку
Підхід є частиною глобальної комунікаційної стратегії всередині компанії. Співробітники повинні бути поінформовані про існування цієї практики та знати тонкощі її застосування.
Підхід матеріалізується шляхом регулярні, швидкі та структуровані інтерв’ю з відгуками. Щоб бути конструктивним та змістовним, співбесіду слід провести протягом 24–48 годин після такої поведінки. Крім того, підхід втрачає сенс.
Проведіть успішне інтерв’ю зі зворотним зв’язком
Як і будь -який обмін, така зустріч, настільки неформальна, готується. Важливо, щоб кожен з дійових осіб був доступним і підготовленим.
Деякі шляхи успішного зворотного зв'язку:
- Створіть атмосферу довіри всередині команди / відділу / компанії: співробітники повинні відчувати повагу, вислуховування та врахування.
- Виберіть правильний час щоб дати зворотний зв'язок: навіть якщо ці зустрічі є досить неформальними, важливо запланувати зустріч у той час, коли 2 дійові особи повністю доступні.
- Виберіть правильне місце та форму : вибирайте місце, достатньо тихе, щоб його не турбували та / або відволікали кожні 2 хвилини, і надайте зустрічі неформальний, але структурований характер.
- Дотримуйтесь достатньої відстані перед подачею зворотного зв'язку: реагування під впливом емоції - особливо негативної - рідко буває доречним. Крім того, краще використовувати відносно нейтральний тон, щоб звільнитися від будь -яких паразитичних емоцій і скеровувати іншого, а не судити його.
- Базуватися на фактах, діях або спостережуваних та вимірюваних елементах : успішний відгук подається за відсутності будь -якого судження щодо особи. Менеджер дає зворотний зв'язок про дії свого співробітника, а не про його особистість, його функціонування, його характер тощо.
- Проявляючи співпереживання : спілкуйтесь, беручи до уваги функціонування та потреби іншого, практикуйте активне слухання, переформулювання, щоб уникнути непорозумінь.
- Будьте правдивими і доброзичливими : автентичність, щирість і доброта - основні елементи.
Зворотній зв'язок є потужним важелем для спілкування та управління. Відкрийте для себе SKS-Stop-Keep-Start, простий та ефективний інструмент, який допоможе вам у цьому процесі або навіть вікно Джохарі для кращого пізнання себе та свого способу спілкування з іншими.
