Управлінське спілкування - Визначення
" Взагалі кажучи, управлінське спілкування відповідає взаємодії між керівництвом компанії та організацією. Точніше між менеджером та його командою.
Ця структура відповідає за передачу інформації та директив з вищих ієрархічних рівнів, підтримуючи її внутрішнє спілкування , виганяти повідомлення, пов'язані з його власним керівництвом, щоб отримати зобов'язання своєї команди тощо. Він базується на певних навиках, що дозволяють менеджеру ефективно передавати повідомлення. ."
Ця вправа може бути складним. Частково з цієї причини багатьом фахівцям неприємно виконувати це завдання. Ця нестача впевненості також пояснюється тим, що управлінське спілкування вимагає мінімальної підготовки. Мінімум не завжди гарантований.
У чому полягають труднощі управлінського спілкування?
Спілкування - основа будь -яких відносин, якими б вони не були. Людина не може не спілкуватися. Взаємодія з іншими - це частина його основного функціонування.
У бізнесі дуже важливо, щоб менеджер опанував цю вправу. Не тільки бути зрозумілим оточуючим, а й виконувати свою місію.
Що повідомляти? Коли ? Чий? Ці питання знайдуть відповідь у послідовності вжитих дій. Наприклад, якщо у співробітників є плани дій, пов'язані із загальною стратегією, проміжний менеджер, відповідальний за управління цими людьми, повинен тримати їх у курсі загальних результатів стратегії та будь -якої периферійної інформації, якщо вона не є. Не є конфіденційною.
Таким чином, хороша управлінська комунікація буде спрямована, серед іншого, на:
- інформувати ефективно співробітників, обмін, діалог з ними,
- підтримуйте посилання між різними шарами компанії (вищим керівництвом, менеджерами середньої ланки, місцевими менеджерами, працівниками тощо)
- обмінюватися інформацією між різними службами , брати участь у дусі компанії та зміцнювати членство в одній і тій самій організації, працювати над колективною розвідкою, співробітництвом та інноваціями,
- естафета , ділитися культура, цінності, стратегія компанії,
- ведуть перетворення до успіху надаючи значення дорученим місіям та завданням,
- чітко і точно визначити завдання для підвищення ефективності, зокрема шляхом визначення цілей SMART,
- повернути людей до серця компанії ,
- створити атмосферу довіри і хороший згуртованість команди ,
- мотивувати ефективно, надихати, залучати, заохочувати, вітати …
Як менеджер спілкується?
Сьогодні управлінське спілкування працює за трьома осями:
- спадаючий : від менеджера до його співробітників,
- висхідний : від менеджера до його ієрархії,
- поперечний : від менеджера до інших керівників / відділів організації.
Необхідні навички
Менеджер повинен вміти мобілізувати певну кількість навичок та якостей для ефективного спілкування зі своєю командою.
- Активне слухання - Щоб бути вислуханим і почутим, перш за все необхідно знати, як уважно і недирективно слухати іншого, щоб останній міг висловитись у повній свободі, не боячись поспішного судження та без тиску. Активно слухати означає знати, як розшифровувати невербальну мову та адаптувати своє спілкування, чути за межами виражених слів. Необхідна навичка, коли мова йде про керівництво людьми.
- Вміння спілкуватися з іншими - Будьте спокійні з іншими або публічно, смійте говорити, знайте, як сказати «ні», знайте різні типи особистостей і знайте, як їх ідентифікувати, щоб адаптувати ваше спілкування, знайти потрібні слова та правильний час, щоб висловити те, що ми повинні передати … Це всі елементи, які менеджер повинен досконало опанувати в рамках своєї місії.
- Емоційний інтелект та співпереживання - Визнавати, контролювати та розумно використовувати свої емоції для більш плавного спілкування та відносин. Повне усвідомлення того, що може відчувати інший, дозволяє менеджеру пристосуватися до будь -якої ситуації. Емпатія, зі свого боку, допомагає встановити справжній клімат довіри та автентичності, що є важливим для управління людьми.
- Харизма та напористість - Сміливість зайняти своє місце і затвердити свій вибір є важливою, коли людина займає управлінську позицію. Щоб надихати, мотивувати, бути почутим і поважаним, менеджер повинен проявляти харизму та лідерство.
Що підтримує?
Спілкування може бути письмовим або усним, адресованим одному або кільком одержувачам, бути більш -менш офіційним, організаційного характеру (визначення завдань / завдань, оцінок тощо) або міжособистісним (обмін без посилання на різні позиції / ієрархічні рівні: дискусії між колегами тощо).
Таким чином, менеджер забезпечить адаптацію своєї підтримки відповідно до цілей повідомлення, обставин, за яких воно передається, особистостей / функцій його співрозмовника.
- Пошта : передавати інформацію / документи, необхідні для належного виконання завдань (запрошення на брифінг, поділ порядку денного будь -якої зустрічі, цифр та даних тощо).
- Кур’єри : зарезервовано в основному для цілей, які дуже законодавчо регулюються (реорганізація, передача, збільшення, припинення дії договору, звільнення, заклик до порядку та інші санкції тощо).
- Телефон : отримувати інформацію швидше, ніж електронною поштою, передавати важливі та термінові дані …
- КСВ, інтранет, соціальні мережі : обмінюватися документами, інформацією, навчальними матеріалами тощо. Однак будьте обережні, щоб визначити їх використання, щоб уникнути прослизання, залежності, надмірного використання …
- Колективні зустрічі : ранкові брифінги, сесії для роздумів, просування вперед, підведення підсумків майбутніх чи поточних проектів, семінари тощо.
- Індивідуальні зустрічі : щорічні співбесіди, індивідуальні відгуки тощо.
- Конструктивний зворотний зв'язок : мотивувати та заохочувати, при необхідності виправляти курс, але також отримувати відгуки від співробітників.
- Заняття з формування команди : розкрити справжню особистість кожного, посилити почуття приналежності до команди, зміцнити згуртованість, сприяти співпраці та колективному інтелекту.
- Неофіційні зустрічі : щоб об’єднати групу, краще познайомитися зі своїми працівниками та колегами …
Який ритм?
Важко визначити певний ритм для оптимального управлінського спілкування. Залежно від діяльності, розміру організації / компанії, географічної розпорошеності співробітників, темпів обміну можуть сильно відрізнятися.
Однак важливо регулярно спілкуватися. Менеджер може визначити регулярні та структуровані колективні та індивідуальні зустрічі - про дати та мету яких буде повідомлено залученим працівникам, але також матиме змогу розмістити співбесіду на щоденній чи щотижневій програмі, якщо виникне така необхідність. Насправді чи у разі надзвичайна ситуація, непередбачена.
Таким чином, ритм різних точок можна сформулювати таким чином:
- день за днем - Зустрічаються менеджер та співробітники.
Мета: розпочати день і швидко поглянути на поточні завдання, місії та проекти.
Наприклад, кожному члену команди пропонується розповісти про те, що він зробив напередодні, про цілі, які він досяг, про проекти, над якими він працюватиме протягом дня, про будь -які труднощі, з якими він зіткнеться.
Ці відносно неформальні співбесіди (або резюме) зазвичай проводяться одночасно. Кожен працівник має приблизно 1 хвилину, щоб сказати те, що він має сказати. Це також може бути можливістю для менеджера мотивувати свої війська за допомогою анекдоту, позитивної думки … Для більшої ефективності всі члени команди повинні бути присутніми та брати участь - фізично чи віртуально за допомогою конференції виклику / візиту, презентації електронного листа свою роботу, якщо вони не можуть зробити інакше.
- щотижня - Зустрічаються менеджер та співробітники.
Мета: більш точно визначити прогрес (заздалегідь визначити показники, які будуть використовуватися), встановити терміни та завдання на наступний тиждень.
Ідея полягає в тому, щоб залучити співробітників до певних стратегічних рішень, щоб надати змісту місії. В ідеалі ці відносно офіційні щотижневі зустрічі будуть сидіти за столом і триватимуть максимум 1-2 години. Вони об’єднують усіх членів команди.
- щомісяця - Зустріч керівника та залучених працівників.
Мета: внести більш офіційну інформацію про хід місяця та визначити цілі на найближчий місяць, оновити показники, змінити графіки та терміни виконання проектів, якщо це необхідно. Також може бути питання підведення підсумків будь -якого навчання / тренінгу, що триває.
Бажано, щоб ці зустрічі відбувалися вранці, щоб максимізувати їх ефективність, і триватимуть 1-2 години. Викликати всіх членів команди не обов’язково. Менеджер зробить це відповідно до режиму роботи команди та практики компанії.
- річний - Менеджер та співробітники зустрічаються окремо або збирається вся команда / компанія.
Мета: щорічні оціночні співбесіди з керівником та кожним з його співробітників, семінар компанії, семінар по тімбілдингу, конкретні події …
Семінари, сесії з розбудови команди та інші щорічні заходи проводяться на місці або за його межами та збирають усіх членів команди, усіх працівників тощо. відповідно до контексту.
Щорічні оцінки мають дуже чіткі рамки і проводяться відповідно до конкретних правил.
